Webdesign

6 outils gratuits pour digitaliser votre entreprise

La stratégie digitale, ça s'applique aussi en interne !

Nous utilisons les outils à 100 % de leurs capacités. Nous sélectionnons les logiciels avec la plus grande attention pour éviter que nos solutions ne se chevauchent pas. Notre philosophie : Moins d'outils veut dire plus de productivité. Aujourd'hui, nous vous présentons certains outils que nous utilisons. Nous vous expliquerons comment et pourquoi nous les utilisons. Il y en a pour tous les goûts.

Avant toutes choses, si vous souhaitez comparer des outils, vous pouvez le faire sur Slant.

Nous écrirons régulièrement des articles sur les outils que nous utilisons avec des cas concrets. Vous pouvez aussi nous contacter pour intégrer nos outils ou être formé.

1. Notion

Commençons par notre outil préféré, Notion.

Notion est plus qu'un outil, c'est un espace de travail multifonctions. Il s'agit d'un logiciel de prise de notes avancé qui peut remplacer Excel, Google Drive, Word, votre CRM et bien plus. Il est disponible via une application et depuis votre WebBrowser. Autant vous dire qu'il est sur votre bureau et dans votre poche.

Nous utilisons Notion pour gérer nos clients, contacts, projets, to-do lists, obligations administratives, templates, ateliers, en bref, tout. Il existe de nombreuses vidéos You Tube sur comment utiliser Notion. Si le nombre de vos collaborateurs ne se compte plus sur les doigts d'une main, nous vous conseillons d'avoir un responsable Notion qui se formera pour bien tout organiser.

Pourquoi Notion ?

Notion est pour nous l'outil d'organisation par excellence. Avec un peu de maîtrise, vous pouvez y tenir vos projets, vos processus, vos documents, vos templates, votre stratégie digitale et bien plus. Vous pouvez le connecter avec des application tiers comme Whimsical, Figma, Google Drive, Slack, etc.

S'il y a bien une fonctionnalité qui fait la différence, c'est les tableaux. Ce sont des bases de données relationnelles. Un tableau peut stocker des documents : comme si Google Drive était dans une feuille Excel.

Un tableau peut avoir différentes vues : l'information est conservée et présentée différemment.

Vue calendrier Notion
Vous pouvez voir vos tâches par projets sous forme de calendrier et filtrer ce qui vous intéresse

Plusieurs tableaux se connectent entre eux, sur le même principe qu'une jointure SQL. Cela ressemble à une rechercheV d'Excel sans limite. 

Un tableau peut avoir des templates :  plus besoin de copier / coller des fichier

Notion est gratuit jusqu'à 1 000 blocs (une ligne vaut 1 bloc). Ensuite, il passe à 8 USD par membre et par mois (voir 20 USD pour la solution poussée).

2. ManagerOne

Là, plus qu'un outil, c'est une banque. Nous vous arrêtons tout de suite, nous n'avons pas de part dans ManagerOne, elle appartient à une banque familiale française. Nous considérons que c'est plus qu'une banque parce qu'elle offre des services que nous n'avons pas retrouvé ailleurs à ce prix-là. Si toutefois vous ne souhaitez pas changer de banque, nous pouvons vous recommander des outils indépendants.

Pourquoi ManagerOne ?

L'idée de ManagerOne est d'avoir une banque 100 % digitale. Le relevé bancaire est la grosse différence avec les banques traditionnelles. Il est possible d'attacher chaque facture à une transaction avec un Drag & Drop intuitif. L'expert-comptable peut avoir ses accès restreint et gérer votre comptabilité sans vous poser la moindre question. Votre expert-comptable et vous travaillez mieux, et moins.

Une fois la facture attachée, nous pouvons préciser à quoi cela correspond (du capital, un compte courant d'associé, des transports, un service, un achat de matériel, etc.) et choisir une affectation (à un client, un fournisseur, un budget, ou autre). Nous pouvons aussi prendre des notes sur la factures, l'affecter à quelqu'un (dont l'expert-comptable), et indiquer la TVA.

La grande valeur ajoutée selon nous est le gain de temps. Nous avons donné un accès restreint à notre expert-comptable pour qu'il puisse télécharger les factures avec le relevé bancaire. Les extractions se font sous plusieurs format, notamment certains compatible avec les logiciels comptables.

Concernant le prix, c'est à 30 € / mois, peu importe le nombre d'accès ou de carte bancaires. Petit bémol, si vous encaissez du liquide ou des chèque, vous aurez des frais.

3. Hubspot

Nous avons comparé de nombreux CRM et pour commencer, Hubspot nous a paru être le meilleur. De nombreuses fonctionnalités sont gratuites et une application mobile est même disponible.

Pourquoi Hubspot ?

Parmi les fonctionnalités disponibles gratuitement, nous en apprécions une en particulier : la base de contact. Vous pouvez enregistrer des personnes et des entreprises. Lorsque vous ajoutez une entreprise, vous pouvez mettre son site internet et Hubspot se chargera de retrouver le mail et le numéro de téléphone, automatiquement.

Lorsque vous ajoutez une personne et renseignez son numéro de téléphone et mail, vos collaborateurs n'ont plus besoin d'enregistrer vos clients dans leurs téléphone. Lorsqu'un client appelle, vous voyez :

Tous vos collaborateurs ont accès aux même contacts sur leur téléphone. Vous pouvez voir la fiche contact en plein appel, prendre des notes, ajouter des tâches. A la fin de l'appel, vous pouvez encore noter des informations.

Une autre fonctionnalité utile et gratuite est la gestion des transactions. Une transaction est simplement une vente ou opportunité. Vous pouvez attribuer des ventes à vos collaborateurs, suivre les ventes sur un tableau intuitif et attribuer des tâches. Vous pouvez associer des montants à chaque transaction pour estimer votre chiffre d'affaire à venir.

Il est possible d'importer des fichiers de contact au format CSV pour gagner du temps. Un fichier extrait de Phantombuster peut facilement être intégré dans Hubspot.

4. Phantombuster

Nous entrons à présent dans le growth hacking. Phantombuster vous permet de créer des petits algorithme qui servent à votre croissance. Il est possible de l'utiliser gratuitement mais à petite dose. Vous aurez besoin de vous y connaître un minimum en algorithme et base de données pour l'utiliser.

Pourquoi Phantombuster ?

Cette solution est très utile pour scraper des données, c'est à dire récolter automatiquement des informations. Imaginons que vous voulez vendre du cirage à tous les magasins de chaussures de Paris. Voyons comment vous pouvez faire avec Phantombuster.

Sans Phantombuster

Vous allez sur Google Maps et tapez 'Magasin chaussures Paris'. Vous en voyez 500. Vous ouvrez Excel et appelez le 1er magasin. A la fin de l'appel, vous notez le numéro de téléphone, le nom du magasin et l'adresse sur Excel. Si vous êtes rigoureux, vous notez même le site internet. Vous en appelez d'autres. 3 heures plus tard, le 1er magasin vous rappelle et vous ne vous y retrouvez plus dans votre excel. Une vente potentielle de perdue, dommage.

Avec Phantombuster

Vous créez un Phantom qui va taper 'Magasin Chaussures Paris'. Le temps que le fichier se télécharge, vous buvez un café. Ensuite, vous prenez votre fichier et l'envoyez dans Hubspot. En 30 minutes, vous avez tous les magasins de chaussures de Paris dans Hubspot et donc sur votre téléphone et celui de vos collaborateurs. Vous en appelez un au hasard. Il ne répond pas. Vous passez au suivant. 3 heures plus tard, le premier vous rappelle. Vous voyez sa fiche, vous cliquez sur son site et en 2 secondes, vous savez à qui vous parlez. Vos chances de vendre augmentent.

5. Whimsical

Whimsical est une application qui transforme vos idées en diagrammes, de manière visuelle. Terminé les tableaux blancs, les kanban, les post-its et les parcours utilisateurs écrits à la main qui encombrent votre bureau : place à un espace de travail virtuel qui regroupe tout ce dont vous avez besoin pour communiquer vos idées visuellement.

Whimsical propose de nombreux types d'espaces de travail pour répondre à tous vos besoins.

Pourquoi Whimsical ?

Lorsque vous travaillez sur les prémices d'un projet, il peut parfois être difficile de rassembler et structurer toutes vos pensées. Gratuit et polyvalent, Whimsical simplifie la création de diagrammes, autrefois complexes et illisibles, pour les rendre accessibles à tous.

Grâce à son interface utilisateur intuitive et ses nombreux templates, cet outil vous permet de générer et personnaliser des diagrammes pour illustrer un parcours utilisateur, une carte mentale, un processus en interne ou un organigramme de responsabilités.

Un exemple d'un diagramme représentant le parcours utilisateur sur le site internet de Whimsical

Nous l'utilisons pour organiser les différentes pages et interactions lorsque nous développons des sites internet et des applications mobiles, pour illustrer un tunnel de conversion et pour structurer nos idées lors des sessions de design thinking.

6. Figma

Figma est une plateforme de collaboration complète, gratuite et facile de prise en main qui vous permet de concevoir un prototype interactif, dynamique et modifiable à tout moment par tous les collaborateurs travaillant sur le projet.

Pourquoi Figma ?

Toute création d'un élément interactif, que ce soit un site internet, une application mobile ou un logiciel, requiert une phase de prototypage au cours de laquelle vous transformez vos idées en visuels concrets. Il existe de nombreuses solutions en ligne permettant de traiter une partie du processus de prototypage et Figma permet d'effectuer ces 3 étapes à partir du même outil : concevoir, collaborer et tester. Vous créez vos prototypes sans coder. Et le meilleur dans tout ça, c'est que c'est gratuit.

Sans Figma

Après avoir passé des heures à apprendre comment utiliser un logiciel de prototypage ou vous être pris la tête à recréer les pages unes à unes sur Powerpoint, vous devez :

Et ainsi de suite jusqu'à ce que le prototype soit terminé. Si la solution que vous avez choisi ne permet pas de tester votre prototype, aucun moyen de le présenter à votre équipe et vos clients sans passer par l'étape développement.

Figma vous permet de designer votre prototype sans savoir coder. Il vous suffit juste de créer des formes, importer des images et choisir les couleurs et polices de vos éléments.

Avec Figma

Lorsque vous créez votre prototype avec Figma, vous avez la possibilité de modifier tous les éléments en n'en changeant qu'un seul élément : plus besoin de passer 3 heures à changer la couleur des boutons sur toutes les pages du prototype, une seule manipulation suffit.

Conçu pour travailler efficacement, il ne suffit que d'une journée pour créer un prototype utilisable et moins d'une heure pour le rendre interactif : il suffit simplement de relier les différents éléments entre eux pour changer de page, faire apparaître une boite de dialogue ou retourner à la page précédente.

Figma facilite la collaboration et donne accès à votre fichier à toute votre équipe, qui peuvent annoter, tester et modifier votre prototype en direct pour maximiser l'efficacité et en finir avec les chaînes d'emails interminables.

Transformez instantanément votre travail en prototype sur lequel votre équipe et vos clients pourront naviguer pour tester votre produit et ses évolutions en direct ! Vous pouvez tester le prototype sur la page du projet Golf de Joyenval !

Une fois le prototype terminé, vous pouvez le livrer tel quel à votre équipe de développeurs pour faciliter leur travail et être sur que vous ayez la même vision du rendu final attendu.

Le mot de la fin

Nous espérons que ces outils vous seront utiles. Certains auront droit à leur article pour vous présenter comment nous les utilisons. N'hésitez pas à nous contacter si vous voulez être accompagné sur ces outils.

Si vous souhaitez voir tous les outils que nous utilisons, c'est sur notre page à propos. N'hésitez pas à nous contacter pour intégrer des outils ou être formé à leur utilisation.

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